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发票信息抽取并归档记账表

上传或转发发票/收据图片与 PDF,Agent 抽取金额、税号、品类后写入记账表,并在企微或飞书提醒待核销项。

企业微信飞书ChatGPTn8n⚡ 效率办公🏢 企业协作

场景说明

财务与行政重复劳动:每张开票要手工录入表格。自托管或工作流式 Agent 解析发票字段,写入飞书多维表格 / 企微文档表格 / 本地表格,并按规则打标签(差旅、办公、客户招待)。默认只写「待确认」行,人工核对后再过账;不自动发起付款。可与报销机器人衔接:群里丢图即建行。一手源为公开开源自动化仓库,正文为中文原创本地化。

案例叙事

01他们做了什么

公开仓库描述的是一条自托管抽取流:网页或入口上传发票图片/PDF,经 n8n 分流(图走视觉模型、PDF 先抽文本再分析),抽出日期、商户、价税、税率与品类等结构化字段,先回给前端让人改,确认后再归入网盘目录并追加到年度记账表。

国内落地时,网盘与表格可换成飞书云空间 + 多维表,或企微文档/微盘;群里丢图即可建「待确认」行,财务核对合计后再过账。默认不自动付款、不自动报销审批,只解决「录入与归档」这一段。

02实际效果

  • 源未披露抽取准确率或人效数字;公开仓库只描述流程已接通「上传→抽取→人工复核→归档表」。
  • 发票从手工抄表,变成先机器预填、人只改错项后再入账。
  • 原件按用户/月份归档,记账表按年追加,待核销项可在飞书/企微提醒。

03值得知道

  • 公开源未给出实测 OCR/抽取准确率或节时数据,上线后需用自有票样复盘,勿把「流程跑通」当成效果承诺。
  • 税额合计对不上必须强制人工;勿静默写入已过账列,更不要自动发起付款。
  • 发票含税号与消费明细,存储与机器人权限需按公司财务合规配置。

04可复制提示词

发票字段抽取

你是发票信息抽取助手。只根据图像/文本中可见内容输出 JSON,禁止编造税号、金额或日期。

输出字段:
- date(开票/消费日期,未知则 null)
- merchant(开票方或商户名)
- gross_amount(价税合计数字,未知则 null)
- tax_amount(税额,看不清则 null)
- category(差旅/办公/招待/其他,依品名推断并标注置信:高/中/低)
- notes(合计校验问题或模糊处)

规则:若价税与分项加总对不上,必须在 notes 写明「合计不符,待人工」;不要自行改数凑平。

发票文本或 OCR:
{{invoice_text}}

待确认入账播报

把下列「待确认」发票行整理成一条给财务的飞书/企微播报:列出商户、金额、日期、品类;合计不符的行置顶并标红字提醒。不要建议付款或审批通过。

待确认行:
{{pending_rows}}

05一手来源

怎么做

  1. 收集发票图片/PDF 到指定文件夹或群机器人收件箱
  2. Agent 抽取开票方、金额、税额、日期、品类并校验合计
  3. 写入记账表「待确认」列,通知财务在飞书/企微核对后过账

实用提示

  • 先做税额合计校验,对不上的行强制人工,勿静默入账
  • 客户名与税号可建别名表,减少 OCR 错字导致的重复供应商
#发票#记账#飞书#企微#企业自动化