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发票对库存校验并生成采购单

核对进项发票与库存水位,缺货或低于安全库存时生成采购单草稿,推送到飞书/企微待批。

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场景说明

仓储与采购常出现「票到了货不够」或重复下单。Agent 读取发票明细与库存表,校验品名/规格/数量,标出差异与低于安全库存的 SKU,并生成采购单草稿(供应商、数量、期望到货日)。默认不自动下单或付款;审批在飞书/企微完成后再同步。与「发票抽取记账」互补:本条偏进销存校验与采购触发。一手灵感来自公开 n8n/Agent 实践文,正文中文原创。

案例叙事

01他们做了什么

DEV.to 上作者回顾用 n8n 做迪拜客户进销存向 Agent:邮件触发识别含 Invoice 的来信,抽 PDF,用视觉模型抽出供应商/金额/明细,对照 Google Sheets 库存校验,金额合理则在 ERP 建采购单,并 Slack 通知采购组、回邮确认。全文约 23 个节点,作者称搭建约 3 天,并培训业务经理自行改校验规则。

国内落地可把通知与审批换到飞书/企微:进项发票行与库存/安全库存表对齐后,标出品名规格数量差异与低于安全库存的 SKU,生成采购单草稿(供应商、数量、期望到货日)待批;人批准后再下发供应商。默认不自动付款、不下无审批的采购单;先建 SKU 别名表,降低简称/OCR 误报。

02实际效果

  • 作者自述客户从每周人工处理约 40–50 张发票(约每天 2 小时)变为约 90% 自动处理,大约每周节省 8–10 小时;另称该流约 23 节点、搭建约 3 天(均为作者文内自述,非我方实测)。
  • 进项票与库存校验、采购单创建、采购组通知收成同一条可回放的工作流。
  • 业务侧可在可视化画布上改校验规则与供应商,减少事事找开发改脚本。

03值得知道

  • 「90% / 每周 8–10 小时」等为作者客户案例自述,依赖其票样与 ERP;换租户后须用自有发票与库存复盘,勿直接当效果承诺。
  • 默认禁止自动付款与无审批下单;超阈值采购须双人批,防止数量被放大。
  • PDF 损坏、模型抽数畸形、ERP 宕机等边缘情况要有失败重放与人工队列;SKU 别名表未建好时易误报缺货。

04可复制提示词

发票行对库存校验

你是进项发票与库存校验助手。只根据给定发票明细与库存表比对,禁止编造未出现的 SKU、数量或供应商。

输出:
- matches:品名/规格/数量一致的行
- mismatches:差异行(发票值、库存值、差异说明)
- below_safety:低于安全库存的 SKU 与缺口
- needs_alias:疑似别名未映射、需人工的品名

规则:对不上就进 mismatches 或 needs_alias,不要按「常见规格」猜。

发票明细:
{{invoice_lines}}

库存表:
{{inventory}}

采购单草稿(待批)

根据校验结果生成采购单草稿,推给飞书/企微审批。字段:供应商、SKU、数量、期望到货日、金额估算(若有单价)、超阈值是否触发双人批。文首标明「草稿,未下发供应商」。禁止写「已下单」或「已付款」。

校验结果:
{{validation}}

采购政策(可空):
{{po_policy}}

怎么做

  1. 同步进项发票行与库存/安全库存表
  2. 校验差异并列出需补货 SKU
  3. 生成采购单草稿推飞书/企微,人工批准后再下发供应商

实用提示

  • SKU 别名表先建好,减少品名 OCR/简称导致的误报缺货
  • 采购单金额超阈值必须双人批,防止 Agent 放大数量
#发票#库存#采购单#飞书#企微