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邮件行动项提取并写入飞书任务

从邮件线程抽出可执行行动项,补负责人与截止日期后生成飞书任务草稿,确认再创建。

飞书DeepSeekChatGPTn8n⚡ 效率办公🏢 企业协作

场景说明

邮箱分拣解决紧急度;本条专做「行动项→任务」:解析收件箱/线程中的待办语句,输出事项、建议负责人、截止日期与来源链接,经确认后写入飞书任务并指定负责人。不自动完成邮件回复。

案例叙事

01他们做了什么

分拣可以把信标成「紧急」,但真正拖垮跟进的是信里那句「周五前给方案」没有进任务系统。做法是:粘贴或拉取一封/一条线程,Agent 只提取显性行动项(谁在什么时候交付什么);缺主语或日期的标「待补充」,不猜客户心理。

确认列表后,按飞书任务能力创建任务并添加负责人(可多人,并设定「全部完成」或「任一完成」)。默认半自动:Agent 出任务字段草稿,人点创建。与晚间「跨 App 待办聚合复盘」不同:本条从邮件往任务里写,而不是只读聚合已有待办。

02实际效果

  • 源未披露量化「邮件待办漏办率」;公开文只描述如何为任务/子任务添加负责人及完成判定方式。
  • 邮件里的口头期限,收成带负责人与截止日期的飞书任务草稿,确认后才创建。
  • 含糊句进「待补充」而不建任务,减少假待办污染任务中心。

03值得知道

  • 抽取依赖邮件原文;转发链截断或口语省略仍需人补全。
  • 任务负责人数量与权限受租户限制;外部客户一般不能直接加为飞书负责人。
  • 上面写的是任务负责人能力说明,不是「邮件转任务可省 X 小时」的官方指标。

04可复制提示词

邮件行动项抽取

你是邮件行动项抽取助手。只根据邮件原文提取,不要发明未写明的截止日期。

邮件线程:
{{email_thread}}
我的身份(用于判断「我方行动」):{{my_role}}

输出表格列:事项|建议负责人(我方姓名或「待指定」)|截止日期|依据原句|置信度(高/低)。
规则:
1. 只有明确要求交付/确认/发送的句子才进表。
2. 截止日期写不清则「待补充」。
3. 对方对你的请求与你对对方的请求分两段列出。
4. 禁止把纯告知、抄送说明当成行动项。

飞书任务字段草稿

把已确认的行动项改写成飞书任务创建字段。

已确认行动项:
{{confirmed_actions}}
默认关注人(可空):{{followers}}

每条输出:
- 任务标题(动词开头,≤40 字)
- 描述(含来源邮件主题与原句引用)
- 负责人列表
- 完成方式:全部负责人完成 / 任一负责人完成
- 截止日
若负责人或截止日仍为待补充,整条标记「暂缓创建」。不要输出 API 调用伪代码。

05一手来源

怎么做

  1. 选定邮件线程或未读批次,抽出明确行动项与含糊待确认句
  2. 为每条补全事项、建议负责人、截止日期与来源邮件链
  3. 人工确认后创建飞书任务并添加负责人;含糊项不建任务

实用提示

  • 一条任务只对应一个可勾选结果,避免把整封长信糊成一条超级任务
  • 外部客户承诺类行动项创建后仍要人回邮件确认,任务不等于已答复
#邮件#行动项#飞书任务#待办